ICA samlar in personuppgifter som du själv lämnar, t.ex. när du kommunicerar med oss.

ICA samlar in personuppgifter från det företag du arbetar för, t.ex. i samband med en upphandling eller vid ett köp av varor eller tjänster.

ICA-bolagen samarbetar med varandra och kan dela dina personuppgifter med varandra, t.ex. i samband med en upphandling eller vid ett köp av varor eller tjänster.

ICA samlar in personuppgifter som andra externa personer lämnar till oss, t.ex. för att komma i kontakt med ditt företag.

I vissa fall samlar ICA in information som finns allmänt tillgänglig, t.ex. på sociala medier för att komma i kontakt med ditt företag, i samband med en upphandling eller för att hantera leverantörsförhållandet.

I samband med upphandling av en ny leverantör behandlar ICA dina personuppgifter, t.ex. för att samla in kontaktuppgifter till dig som kontaktperson för leverantören inför en förfrågan eller en upphandling, för att hämta in underlag och genomföra upphandlingen.

Kategorier av personuppgifter
- Identitetsuppgifter
- Kontaktuppgifter
- Kompetensuppgifter
- Organisatorisk information

Laglig grund
Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att upphandla våra leverantörer.

Bevarandetid
Under upphandlingen och 10 år därefter.

Vi använder dina uppgifter för att göra kontroller av leverantörer. Mer specifikt gör vi det för att säkerställa att utbetalningar sker på ett tryggt sätt och för att motverka bedrägerier.

När ditt ICA-bolag är personuppgiftsansvariga för behandlingen

Kategorier av personuppgifter
Identitetsuppgifter, inklusive personnummer

Laglig grund
Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att genomföra erforderliga kontroller av leverantörer för att säkerställa trygga utbetalningar. Behandlingen av personnummer är nödvändig med hänsyn till ändamålet med behandlingen.

Bevarandetid
ICA bevarar som huvudregel inga personuppgifter vid genomförandet av en kontroll av leverantör. Där det är nödvändigt bevaras dina personuppgifter så länge som genomförandet av kontrollen pågår.

ICA behandlar dina personuppgifter för att hantera leverantörsförhållandet, t.ex. för att registrera dina kontaktuppgifter i ICA leverantörsregister, hantera leverantörsdeklarationer, administrera leverantörsfakturor och för att hantera och arkivera leverantörsavtal.

Kategorier av personuppgifter
- Identitetsuppgifter
- Kontaktuppgifter
- Organisatorisk information

Laglig grund
Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera leverantörsförhållandet.

Bevarandetid
Under förhållandet och upp till 10 år därefter. Bokföringsmaterial 7 år.

ICA behandlar, i den mån det är nödvändigt, dina personuppgifter för att utvärdera och följa upp leverantörsförhållandet.

Kategorier av personuppgifter
- Identitetsuppgifter
- Organisatorisk information

Laglig grund
Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att utvärdera och följa upp leverantörsförhållanden.

Bevarandetid
Rapporter på övergripande nivå som inte innehåller några personuppgifter sparas tillsvidare.

ICA behandlar dina uppgifter, om det är nödvändigt, för att hantera och bemöta rättsliga krav, t.ex. vid en tvist eller en rättsprocess.

Kategorier av personuppgifter
Samtliga uppgifter som samlats in och som är nödvändiga för att hantera och bemöta det aktuella rättsliga kravet.

Laglig grund
Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera och bemöta rättsliga krav.

Behandlingen av personnummer är nödvändig med hänsyn till ändamålet med behandlingen.  

Eventuella särskilda kategorier av personuppgifter, t.ex. hälsouppgifter, behandlar vi om det är nödvändigt för att hantera och bemöta rättsliga krav.

Eventuell behandling av uppgifter om lagöverträdelser som innefattar brott sker endast om behandlingen är nödvändig för att rättsliga anspråk ska kunna fastställas, göras gällande eller försvaras i ett enskilt fall.

Bevarandetid
Dina personuppgifter bevaras under den tid som är nödvändig för detta syfte.

Personuppgifterna ovan kan delas till externa rådgivare och domstol, motparter etc. med den lagliga grunden berättigat intresse.

ICA behandlar dina personuppgifter för att uppfylla rättsliga skyldigheter, t.ex. bokförings- och redovisningskrav.

Kategorier av personuppgifter
Samtliga uppgifter som samlats in och som är nödvändiga för att uppfylla respektive rättslig skyldighet.

Laglig grund
Uppfylla rättslig förpliktelse.

Bevarandetid
Dina personuppgifter bevaras för den tid som är nödvändig i förhållande till respektive rättslig förpliktelse.

Personuppgifterna ovan kan delas till myndigheter, externa rådgivare och rättsvårdande myndigheter t.ex. polisen, för att hantera en rättslig förpliktelse.

ICA behandlar dina personuppgifter i samband med kommunikation med dig, mellan medarbetare och andra externa personer i tjänsten.

Kategorier av personuppgifter
- Identitetsuppgifter
- Kommunikation
- Kontaktuppgifter
- Organisatoriska uppgifter

Laglig grund
Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att möjliggöra kommunikation mellan medarbetare och med externa personer i tjänsten.

Bevarandetid
Dina personuppgifter bevaras för detta syfte under en period om högst tjugofyra (24) månader från tidpunkten för insamlingen.

Personuppgifterna ovan kan delas till deltagare och deras företag eller organisationer, samarbetspartners, ICA bolag och ICA-butiker samt externa personer med den lagliga grunden berättigat intresse.

ICA Gruppen använder dina personuppgifter för att drifta och förvalta IT-system, IT-verktyg och dess tjänster.

Mer specifikt gör vi det för att
• Drifta och förvalta infrastruktur
• Förvalta hård- och mjukvara för slutanvändarutrustning
• Livscykelhantera hård- och mjukvara för slutanvändarutrustning
• Tekniskt förvalta ärendehanteringssystem

Kategorier av personuppgifter
• Identitetsuppgifter, inklusive personnummer
• Organisatorisk information
• Logginformation

Laglig grund
Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att drifta och förvalta IT-system, IT-verktyg och dess tjänster.
Behandlingen av personnummer är nödvändig med hänsyn till ändamålet med behandlingen.

Bevarandetid
Personuppgifter bevaras för detta ändamål så länge det är nödvändigt under ett IT-system eller tjänsts totala livscykel, dock aldrig längre än den tid anställnings- eller uppdragsförhållandet löper. Bevarandetiden kan komma att variera för respektive IT-system eller tjänst och bero på faktorer som systemets komplexitet, användning och eventuella legala krav.

ICA Gruppen använder dina personuppgifter för att genomföra utveckling och kvalitetssäkring av IT-system och tillhörande tjänster.

Mer specifikt gör vi det för att
• Hantera integrationsutveckling mellan e-signeringslösningar och avtalslagring
• Utveckla och kvalitetssäkra funktionalitetskrav i ärendehanteringssystem
• Analysera användandet av serviceportaler

Kategorier av personuppgifter
• Identitetsuppgifter, inklusive personnummer
• Organisatorisk information
• Ärendeuppgifter

Laglig grund
Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att genomföra utveckling och kvalitetssäkring av IT-system och tillhörande tjänster.
Behandlingen av personnummer är nödvändig med hänsyn till ändamålet med behandlingen.

Bevarandetid
Personuppgifter bevaras för detta ändamål så länge det är nödvändigt för utveckling och kvalitetssäkring av IT-system och tjänster. Bevarandetiden kan komma att variera för respektive IT-system eller tjänst och bero på faktorer som systemets komplexitet, användning och eventuella legala krav.
För att möjliggöra behandling i ICAs olika testmiljöer kan personuppgifter komma att avidentifieras.

ICA Gruppen använder dina personuppgifter för att hantera identiteter och behörigheter.

Mer specifikt gör vi det för att
• Tillhandahålla autentiseringstjänster när du loggar in på våra tjänster och appar

Kategorier av personuppgifter
• Identitetsuppgifter, inklusive personnummer
• Organisatorisk information
• Logginformation

Laglig grund
Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera identiteter och behörigheter.
Behandlingen av personnummer är nödvändig med hänsyn till ändamålet med behandlingen.

Bevarandetid
Personuppgifter bevaras för detta ändamål så länge det är nödvändigt för hantering av identiteter och behörigheter. Bevarandetiden kan komma att variera för respektive behandlingsaktivitet och bero på vilket behov för behörighet som registrerade har i förhållande till ett IT-system eller tjänst.

ICA Gruppen använder dina personuppgifter för att hantera säkerhet och risker avseende IT-infrastruktur och IT-tjänster.

Mer specifikt gör vi det för att
• Hantera informationssäkerhetsincidenter, inklusive personuppgiftsincidenter
• Hantera forensiska utredningar
• Skydda ICAs infrastruktur mot obehörigt och skadligt intrång & nyttjande
• Hantera incidenter i ICAs infrastruktur

Kategorier av personuppgifter
• Identitetsuppgifter
• Organisatorisk information
• Logginformation
• Incidentuppgifter

Laglig grund
Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera säkerhet och risker avseende IT-infrastruktur och IT-tjänster.

Bevarandetid
Personuppgifter bevaras för detta ändamål så länge det är nödvändigt för att hantera säkerhet och risker avseende IT-infrastruktur och IT-tjänster. För säkerhetsincidenter bevaras personuppgifter under hela incidentens livscykel och anonymiseras efter ett givet datum. Personuppgifter i loggar bevaras för felsökning och incidenthantering under en tid om 13 månader räknat från tidpunkten för logghändelsen.