Deltagare

Här beskriver vi hur ICA behandlar dina personuppgifter när du deltar i olika aktiviteter som ICA Gruppen AB anordnar, antingen på något av våra kontor eller i andra lokaler eller via någon av våra digitala kanaler. Det kan t.ex. vara en tävling, ett seminarium eller ett årligen återkommande event.

Varifrån samlar vi in personuppgifter?

Personuppgifter som du själv lämnar till oss

ICA Gruppen samlar in personuppgifter som du själv lämnar, t.ex. när du kommunicerar med oss eller deltar i ett event, en tävling eller andra aktivtiter.

Andra deltagare

ICA Gruppen samlar in personuppgifter om dig som andra deltagare lämnar, t.ex. i samband med ett event.

Andra ICA-bolag

Vi samarbetar ofta med övriga ICA-bolag och ICA Handlarnas förbund och samlar därför in personuppgifter från dem, t.ex. i samband med kommunikation.

Externa personer

ICA Gruppen samlar in personuppgifter som andra externa personer lämnar till oss, t.ex. vid kommunikation eller i samband med ett möte eller en annan aktivitet.

Allmänt tillgängliga informationskällor

I vissa fall, t.ex. i samband med omvärldsbevakning, samlar ICA Gruppen in information som finns allmänt tillgänglig exempelvis på sociala medier.


Varför behandlar vi dina personuppgifter?

Kommunikation om ICA och ICAs verksamhet

ICA Gruppen behandlar dina personuppgifter när du förekommer i kommunikation om ICA och ICA:s verksamhet i nyheter, artiklar eller andra kanaler och kan i vissa fall publiceras

Kategorier av personuppgifter

• Bild- och ljudmaterial 
• Identitetsuppgifter 
• Kontaktuppgifter 
• Organisatoriska uppgifter
• Redaktionellt innehåll

Laglig grund

Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att kommunicera om ICA och ICA:s verksamhet.

Bevarandetid

Publicerade personuppgifter bevaras, som utgångspunkt, tillsvidare. Material som avpublicerats eller ännu inte publicerats bevaras i tre (3) år räknat från datumet för avpublicering eller materialets färdigställande. 

Genomföra event, tävlingar och aktiviteter

ICA Gruppen behandlar dina personuppgifter när du medverkar i event och tävlingar som ICA Gruppen arrangerar för att registrera ditt deltagande, genomföra aktiviteten, i vissa fall publicera dina uppgifter i olika digitala kanaler och för att följa upp efteråt.

Kategorier av personuppgifter

• Bild- och ljudmaterial
• Identitetsuppgifter
• Kommunikation
• Kontaktuppgifter

Laglig grund

Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att genomföra event och tävlingar.

Bevarandetid

Dina personuppgifter bevaras inför och under eventet och tävlingen för detta syfte, samt för en tid om 13 månader räknat från tidpunkten för eventets eller tävlingens genomförande för att tillgodose vårt berättigade intresse av att följa upp deltagandet och utvärdera eventet eller tävlingen, samt för planering av eventuella framtida event eller tävlingar. Publicerade personuppgifter i digitala kanaler bevaras som utgångspunkt tillsvidare. Rapporter på övergripande nivå som inte innehåller några personuppgifter kan sparas tillsvidare.

Genomföra möten, seminarier, utbildningar och liknande aktiviteter

ICA Gruppen behandlar dina personuppgifter när du medverkar i möten, seminarier, utbildningar och andra aktiviteter som ICA Gruppen arrangerar för att registrera ditt deltagande, genomföra aktiviteten, i vissa fall publicera dina uppgifter i olika digitala kanaler och för att följa upp efteråt.

Kategorier av personuppgifter

• Bild- och ljudmaterial
• Butiksuppgifter
• Identitetsuppgifter
• Kommunikation
• Kompetensuppgifter
• Kontaktuppgifter
• Matpreferenser
• Organisatoriska uppgifter

Laglig grund

Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att genomföra möten, seminarier, utbildningar och andra aktiviteter.

Eventuella särskilda kategorier av personuppgifter, till exempel hälsouppgifter, behandlas vi endast om du frivilligt lämnar sådana uppgifter till oss och då med stöd av ditt uttryckliga samtycke. Uppgifterna behandlas för att planera inför, genomföra och följa upp efteråt.

Bevarandetid

Dina personuppgifter bevaras för detta syfte under den tid som aktiviteten genomförs och därefter under en tid om 13 månader räknat från tidpunkten för aktiviteten för att tillgodose vårt berättigade intresse av att följa upp deltagandet och utvärdera genomförda aktiviteter. Eventuella uppgifter om matpreferenser raderas så snart som möjligt efter det att aktiviteten genomförts. Rapporter på övergripande nivå som inte innehåller några personuppgifter kan sparas tillsvidare.

 
Personuppgifterna ovan kan delas till deltagare och deras företag eller organisationer, samarbetspartners, ICA bolag, hotell- och konferensanläggningar samt externa personer med den lagliga grunden berättigat intresse

Utvärdera och följa upp ditt deltagande

ICA Gruppen behandlar dina personuppgifter för att utvärdera och följa upp ditt deltagande i event, möten, enkätundersökningar och andra aktiviteter som du deltar i.

Kategorier av personuppgifter

• Användargenererade uppgifter
• Demografiska uppgifter
• Butiksuppgifter
• Identitetsuppgifter
• Organisatoriska uppgifter

Laglig grund 

Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att följa upp och utvärdera ditt deltagande, i möten, seminarier, utbildningar och andra aktiviteter.

Bevarandetid

 Rapporter på övergripande nivå som inte innehåller några personuppgifter och statistik sparas tillsvidare.

Genomföra enkätundersökningar

ICA Gruppen behandlar dina uppgifter om du deltar i enkätundersökningar som vi genomför, t.ex. i samband med event.

Kategorier av personuppgifter

• Demografiska uppgifter
• Hushållsuppgifter
• Identitetsuppgifter
• Kommunikation
• Kontaktuppgifter
• Kundstatus

Laglig grund

Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att genomföra enkätundersökningar.

Bevarandetid

Dina personuppgifter bevaras under en tid om tre (3) månader för detta syfte. Rapporter på övergripande nivå som inte innehåller några personuppgifter kan sparas tillsvidare.

Dokumentera verksamheten

ICA Gruppen behandlar dina uppgifter för att skapa spårbarhet i dokumentation om verksamheten, t.ex. avtal, beslutsunderlag, protokoll och presentationer.

Kategorier av personuppgifter

• Bild- och ljudmaterial
• Butiksuppgifter
• Identitetsuppgifter, inklusive personnummer
• Kontaktuppgifter
• Kompetensuppgifter
• Organisatoriska uppgifter

Laglig grund

Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att dokumentera verksamheten i syfte att skapa spårbarhet.

Personnummer behandlas endast när det är nödvändig med hänsyn till ändamålet med behandlingen.

Bevarandetid

Dina personuppgifter bevaras tillsvidare för detta syfte.

Genomföra omvärldsbevakning

ICA Gruppen behandlar dina uppgifter för att genomföra omvärldsbevakning, för att samla in och utvärdera information om ICA:s omvärld (t.ex. konkurrenter och marknader).

Kategorier av personuppgifter

• Identitetsuppgifter
• Kompetensuppgifter
• Kontaktuppgifter
• Organisatoriska uppgifter
• Relationsuppgifter

Laglig grund

Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att genomföra omvärldsbevakning.

Bevarandetid

Dina personuppgifter bevaras för detta syfte under en period om tolv (12) månader.

Möjliggöra kompetensutveckling

ICA Gruppen behandlar dina personuppgifter för att möjliggöra kompetensutveckling, i samband med utbildningsproduktioner, för att ta fram och publicera utbildningsmaterial.

Kategorier av personuppgifter

• Bild- och ljudmaterial
• Identitetsuppgifter
• Kommunikation
• Kontaktuppgifter

Laglig grund

Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att möjliggöra kompetensutveckling, genomföra utbildningsproduktioner, för att ta fram och publicera utbildningsmaterial.

Bevarandetid

Dina personuppgifter bevaras för detta syfte under den tid som insamling sker, samt för en tid om tio (10) år därefter för samma syfte.

Kommunikation mellan medarbetare och externa personer i tjänsten

ICA Gruppen behandlar dina personuppgifter i samband med kommunikation med dig, mellan medarbetare och andra externa personer i tjänsten.

Kategorier av personuppgifter

• Identitetsuppgifter
• Kommunikation
• Kontaktuppgifter
• Organisatoriska uppgifter

Laglig grund

Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att möjliggöra kommunikation mellan medarbetare och med externa personer i tjänsten.

Bevarandetid

Dina personuppgifter bevaras för detta syfte under en period om högst tjugofyra (24) månader från tidpunkten för insamlingen

 
Personuppgifterna ovan kan delas till deltagare och deras företag eller organisationer, samarbetspartners, ICA bolag och ICA-butiker samt externa personer med den lagliga grunden berättigat intresse.

Hantera företagsarkiv för att dokumentera ICAs historia

ICA Gruppen har historiska arkiv för att dokumentera ICA:s historia. Gå in på ica-historien.se för att läsa mer. I den utsträckning du förekommer i material som ingår i arkiven behandlar ICA Gruppen dina personuppgifter för detta syfte.

Kategorier av personuppgifter

Samtliga uppgifter som kan förekomma i material som tagits fram inom ramen för ICA Gruppens verksamhet och som bedöms vara av intresse för dokumentation av ICA:s historia.

Laglig grund

Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse.

Vidarebehandlingen för det aktuella ändamålet stödjer sig även på respektive laglig grund för den ursprungliga behandlingen.

Bevarandetid

Dina personuppgifter bevaras tillsvidare för detta syfte.


Personuppgifterna ovan kan delas till allmänheten.

Hantera och bemöta rättsliga krav

ICA Gruppen behandlar dina uppgifter, om det är nödvändigt, för att hantera och bemöta rättsliga krav, t.ex. vid en tvist eller en rättsprocess.

Kategorier av personuppgifter

Samtliga uppgifter som samlats in och som är nödvändiga för att hantera och bemöta det aktuella rättsliga kravet.

Laglig grund

Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera och bemöta rättsliga krav.

Behandlingen av personnummer är nödvändig med hänsyn till ändamålet med behandlingen. 

Eventuella särskilda kategorier av personuppgifter, t.ex. hälsouppgifter, behandlar vi om det är nödvändigt för att hantera och bemöta rättsliga krav.

Eventuell behandling av uppgifter om lagöverträdelser som innefattar brott sker endast om behandlingen är nödvändig för att rättsliga anspråk ska kunna fastställas, göras gällande eller försvaras i ett enskilt fall.

Bevarandetid

Dina personuppgifter bevaras under den tid som är nödvändig för detta syfte.


Personuppgifterna ovan kan delas till externa rådgivare och domstol, motparter etc. med den lagliga grunden berättigat intresse.

Uppfylla rättsliga skyldigheter

ICA Gruppen behandlar dina personuppgifter för att uppfylla rättsliga skyldigheter, t.ex. bokförings- och redovisningskrav.

Kategorier av personuppgifter

Samtliga uppgifter som samlats in och som är nödvändiga för att uppfylla respektive rättslig skyldighet.

Laglig grund

Uppfylla rättslig förpliktelse.

Bevarandetid

Dina personuppgifter bevaras för den tid som är nödvändig i förhållande till respektive rättslig förpliktelse.


Personuppgifterna ovan kan delas till myndigheter, externa rådgivare och rättsvårdande myndigheter t.ex. polisen, för att hantera en rättslig förpliktelse.

Drifta och förvalta IT-system, IT-verktyg och dess tjänster

ICA Gruppen använder dina personuppgifter för att drifta och förvalta IT-system, IT-verktyg och dess tjänster.

Mer specifikt gör vi det för att
• Drifta och förvalta infrastruktur
• Tekniskt förvalta ärendehanteringssystem
• Tekniskt förvalta ICA-bolagens gemensamma kommunikationslösningar
• Tekniskt förvalta applikationer

Kategorier av personuppgifter
• Identitetsuppgifter
• Logginformation

Laglig grund
Berättigat intresse Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att drifta och förvalta IT-system, IT-verktyg och dess tjänster.

Bevarandetid
Personuppgifter bevaras för detta ändamål så länge det är nödvändigt under ett IT-system eller tjänsts totala livscykel, dock aldrig längre än den tid anställnings- eller uppdragsförhållandet löper. Bevarandetiden kan komma att variera för respektive IT-system eller tjänst och bero på faktorer som systemets komplexitet, användning och eventuella legala krav.

Genomföra utveckling och kvalitetssäkring av IT-system och tillhörande tjänster

ICA Gruppen använder dina personuppgifter för att genomföra utveckling och kvalitetssäkring av IT-system och tillhörande tjänster.

Mer specifikt gör vi det för att
• Utveckla och kvalitetssäkra ICAs gemensamma kommunikationslösningar

Kategorier av personuppgifter
• Identitetsuppgifter
• Kontaktuppgifter

Laglig grund
Berättigat intresse Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att genomföra utveckling och kvalitetssäkring av IT-system och tillhörande tjänster.

Bevarandetid
Personuppgifter bevaras för detta ändamål så länge det är nödvändigt för utveckling och kvalitetssäkring av IT-system och tjänster. Bevarandetiden kan komma att variera för respektive IT-system eller tjänst och bero på faktorer som systemets komplexitet, användning och eventuella legala krav.
För att möjliggöra behandling i ICAs olika testmiljöer kan personuppgifter komma att avidentifieras.

Hantera IT-support

Vi använder dina personuppgifter för att hantera IT-support.

Mer specifikt gör vi det för att
• Förmedla IT supportärenden mellan kundservice och IT-åtgärdsgrupper
• Hantera first & second line IT-supportärenden för ICA koncernen

Kategorier av personuppgifter
• Identitetsuppgifter
• Organisatorisk information
• Logginformation
• Incidentuppgifter

Laglig grund
Berättigat intresse Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera IT-support.

Bevarandetid
Personuppgifter bevaras för detta ändamål så länge det är nödvändigt under ett ärendes totala livscykel. Bevarandetiden kan komma att variera för respektive stöttande IT-system eller tjänst men är i regel uppsatt för att personuppgifter anonymiseras efter 13 månader och permanent raderas efter 3 år.

Hantera säkerhet och risker avseende IT-infrastruktur och IT-tjänster

ICA Gruppen använder dina personuppgifter för att hantera säkerhet och risker avseende IT-infrastruktur och IT-tjänster.

Mer specifikt gör vi det för att
• Hantera informationssäkerhetsincidenter, inklusive personuppgiftsincidenter
• Hantera forensiska utredningar
• Skydda ICAs infrastruktur mot obehörigt och skadligt intrång & nyttjande
• Hantera incidenter i ICAs infrastruktur

Kategorier av personuppgifter
• Identitetsuppgifter
• Organisatorisk information
• Logginformation
• Incidentuppgifter

Laglig grund
Berättigat intresse Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera säkerhet och risker avseende IT-infrastruktur och IT-tjänster.

Bevarandetid
Personuppgifter bevaras för detta ändamål så länge det är nödvändigt för att hantera säkerhet och risker avseende IT-infrastruktur och IT-tjänster. För säkerhetsincidenter bevaras personuppgifter under hela incidentens livscykel och anonymiseras efter ett givet datum. Personuppgifter i loggar bevaras för felsökning och incidenthantering under en tid om 13 månader räknat från tidpunkten för logghändelsen.

Möjliggöra verktyg för den digitala arbetsplatsen

ICA Gruppen använder dina personuppgifter för att möjliggöra verktyg för den digitala arbetsplatsen.

Mer specifikt gör vi det för att
• Möjliggöra digitalt samarbete både internt och externt

Kategorier av personuppgifter
• Samtliga personuppgifter som kan komma att behandlas under respektive ändamål, där digitala verktyg används som stöd.

Laglig grund
Berättigat intresse Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att möjliggöra verktyg för den digitala arbetsplatsen.

Bevarandetid
Personuppgifter bevaras för detta ändamål så länge det är nödvändigt för hantering av verktyg för den digitala arbetsplatsen.
E-postmeddelanden bevaras under en period om två (2) år räknat från tidpunkten för den senaste kommunikationen i samma konversation.

 

Läs mer om ämnet